RASSEGNE E CONCERTI UN VADEMECUM TECNICO-ORGANIZZATIVO

Al fine di rendere un servizio utile soprattutto ai Cori di recente formazione ho raccolto alcune indicazioni generali sulla organizzazione di concerti e rassegne; riflessioni che mi sono suggerite dalla esperienza maturata in tanti anni e dalle condizioni in cui si svolge l’attuale mercato della produzione musicale. Non ho potuto esimermi anche richiedere indicazioni di chi poi avrà il compito di dirigere l’esecuzione delle musiche dei complessi musicali che daranno vita alle iniziative organizzate. E’ stato lo stesso Presidente AERCO M°. Fantuzzi, che ha voluto darmi piccoli suggerimenti pratici, facilmente individuabili nel testo, rivolti soprattutto a supportare l’opera del musicista nella fase preliminare al Concerto, tesa ad ottenere le migliori condizioni psicologiche e ambientali per ogni Coro che infine sarà il vero protagonista di ogni incontro musicale. Ogni segretario organizzatore do Coro estrapolerà dalla summa completa delle indicazioni che non potevo non considerate nella esposizione, quelle più significative ed importanti, per una migliore riuscita della Rassegna o Concerto che intende realizzare.

ORGANIZZAZIONE DI RASSEGNE O CONCERTI Affronteremo il problema descrivendo la fase organizzativa di un evento impegnativo quale è una rassegna. Si tratta di un insieme di azioni operative che coinvolge molti complessi e che verrà analizzato in ogni sua fase; da questo quadro generale si potranno desumere tutte le tipologie organizzative di eventi anche di minore importanza quale singoli concerti. E’ bene osservare subito che una Rassegna implica prima di tutto identificare l’occasione che induce ad organizzare l’iniziativa, meglio se legata ad eventi importanti che possono essere: Memorial, momenti celebrativi della vita di un Coro, sagre di paesi o città, richieste specifiche da parte di enti pubblici o privati inserite in più ampi contenitori musicali, festival organizzati in particolari momenti dell’anno come Pasqua o Natale.

TRE – QUATTRO MESI PRIMA Prima di procedere alla fase organizzativa dovrete ricercare e prenotare subito la sala in cui intendete far svolgere la rassegna e visionarla se non a voi già nota, per constatare la buona resa acustica, per essere sicuri che sia consona a mettere a loro agio ed ospitare complessi numerosi quali sono i cori, evitando luoghi rumorosi ben sapendo quanto l’influenza acustica sia importante per mantenere la concentrazione e per una buona riuscita delle esecuzioni. La location dovrà essere fornita dei necessari servizi e spazi per ospitare il Coro o i Cori invitati provvedendo anche ad un locale guardaroba per ogni Coro. Ovviamente preminente sarà conoscere l’eventuale costo della struttura. Ciò disposto si può passare alla fase successiva; occorre subito un preciso orientamento sul numero e sulla tipologia del repertorio dei complessi che si intendono invitare. E’ sempre preferibile che il cast non superi il numero di tre cori, ( meglio sarebbe anche ospitare un solo coro ) per permettere a ciascuno di presentarsi con un programma di 7-9 brani, al fine di dare la possibilità di produrre in modo completo la loro possibilità espressiva. Comunque il tempo per l’esibizione e presentazione di ogni coro non dovrebbe superare i 35-40 minuti, in modo che,iniziando lo spettacolo attorno alle 21.15, il concerto possa concludersi verso le 23. E’ importante sempre dare allo spettacolo una modularità che offra agli spettatori una variazione di tipologie di repertorio. Questo si potrà realizzare scegliendo i cori ospiti in modo opportuno per rendere variato e più interessante lo spettacolo e permettere allo spettatore un confronto tra i vari repertori affrontati. Qualora ci fossero per necessità varie due complessi con identica tipologia di repertorio sarà opportuno concordare il programma in modo che non si presentino brani identici, anche se con differente armonizzazione. Formuliamo anche l’ipotesi che tra i gruppi invitati ci siamo dei complessi polifonici o gospel che richiedano l’uso di strumenti stabili quali pianoforte o amplificati. A questo punto occorre individuare un teatro o salone che offra la possibilità di collegare la strumentazione necessaria alle esecuzioni. E’ comunque da evitare l’uso di basi musicali preregistrate tipo karaoke, che snaturano completamente lo strumento “coro”, al quale noi rivolgiamo la preminente attenzione. Una volta determinati i cori che intendete far intervenire sarà bene contattare telefonicamente ciascun responsabile organizzativo e descrivere la vostra iniziativa nei particolari di larga massima chiedendo la disponibilità del complesso alla partecipazione. Questa fase prenderà non meno di una settimana. Ottenuto l’assenso, è bene inviare un invito ufficiale per iscritto, onde evitare possibilità di confusione. La comunicazione dovrà contenere la finalità della iniziativa, la data, il luogo di svolgimento e le condizioni ed i rimborsi che potrete offrire al coro. E’ bene richiedere anche una conferma scritta per l’accettazione alle condizione proposte. A questo punto, armati di buone intenzioni, si potranno iniziare i contatti con le Istituzioni – Regione, Provincia, Comune, Pro loco, Comunità Montane – per illustrare ai responsabili di tali Uffici il vostro progetto, richiedere eventuali supporti finanziari o di altro genere, quali uso di strutture per l’esecuzione della rassegna o l’ospitalità per i Cori. Identico processo, magari presentando già una bozza della locandina di cui tratteremo in seguito, dovrà essere rivolto per reperire supporti economici da ditte o aziende, sempre ottenuto come “contributo liberale alla attività del Coro” e mai come sponsorizzazione. Ricordo che ogni Coro organizzatore per quanto ricevuto, potrà rilasciare opportuna ricevuta fiscalmente valida ed esente da IVA il cui testo è pubblicato nel sito AERCO, offrendo anche la presenza del logo dei sostenitori nella locandina e nel programma di sala.

DUE MESI PRIMA Dopo la conferma ufficiale ricevuta dai cori è bene passare subito alla compilazione della locandina che conterrà i loghi dei cori e degli eventuali sostenitori, la descrizione del progetto con i nomi dei complessi disposti già nell’ordine di esibizione. Non fare mai mancare a fianco del nome del coro anche quello del Direttore. Inviando in via elettronica la locandina, richiederete subito l’elenco dei brani che il complesso intende eseguire (nome dei brani e relativo armonizzatore o compositore) per realizzare il programma di sala, e ricorderete i tempi concessi alla esecuzione, presentazione compresa. La locandina potrà essere subito inserita nel vostro sito per provvedere sin da ora alla fase di pubblicità della rassegna. Pregherete di far ciò anche ai cori che ospiterete. Non dimenticate poi di inviare la locandina al nostro webmaster che provvederà a pubblicarla nel sito della Associazione. Solitamente al termine delle esecuzioni è consuetudine offrire un rinfresco o una cena, che non è mai opportuno predisporre prima del Concerto. E’ bene quindi provvedere sin da ora al reperimento del locale dove intenderete ospitare i cori tenendo conto che sia sufficientemente capiente per poter ospitare i componenti l Coro e eventuali accompagnatori, oltre che le persone e/o personalità che potrebbero intervenire. Qualora si trattasse di locale pubblico, ristorante o bar, sarà bene prenotarlo sin da questo momento. Identica cosa vale per la eventuale prenotazione alberghiera per i cori che intendete ospitare E’ importante richiedere al più presto ai cori l’invio dell’elenco dei coristi, completo di luogo e data di nascita e gli eventuali accoppiamenti richiesti in funzione della disponibilità della camere reperite. Una volta trasmesso all’Hotel tale elenco, si eviterà all’arrivo dei coristi le lunghe attese per le singole registrazioni. Nell’elenco dovrà essere indicato il nome del responsabile del Coro ospitato. Sarà unicamente questa persona che all’arrivo dovrà presentare il suo documento per registrare tutto il gruppo. Ricordiamo a tal uopo che è sempre bene richiede alcune camere singole sia per l’autista del bus che per eventuali esigenze private degli ospiti a cui è bene sempre provvedere.

TRE SETTIMANE PRIMA E’ bene a questo punto contattare nuovamente i cori vostri ospiti per informarsi se tutto procede secondo programma ed inviare loro il depliant definitivo con il programma di sala che nel frattempo avrete realizzato in base alle notizie ricevute. La compilazione di tale programma deve mantenere una unicità grafica e compositiva simile al depliant già realizzato, da apparire quasi un estratto dalla locandina. Dovrà contenere una breve presentazione della serata, il curriculum condensato di ogni coro e l’elenco dei canti che ogni coro presenterà. Anche il programma di sala dovrà essere sviluppato secondo l’ordine di esibizione dei cori presenti. Si ricordi comunque che il Coro che ospita dovrà sempre intervenire per primo e che l’esibizione dell’ultimo coro in programma è consuetudine riservarla al gruppo più significativo tra quelli invitati. In ordine al problema della pubblicità è importante in questa fase contattare sia tramite invii postali che per via e mail a tutti i cori con i quali siete in particolare amicizia e alle persone che intendete interessare alla partecipazione; alcune delle quali potrebbero essere anche contattate con brevi messaggi sms. Nel caso poi che fosse prevista la pubblicità a mezzo manifesti questo è il momento di programmarne l’affissione. In piccoli centri sarebbe opportuno realizzare locandine identiche a quelle della fase iniziale ma più grandi (formato A3) che potranno essere lasciate da persone del Coro presso bar e i negozi; si tratta di un forma pubblicitaria molto efficace e molto più produttiva dei manifesti. E’ anche opportuno a questo punto contattare nuovamente i responsabili della sala o teatro e verificare gli accessi, la presenza di sipario e di un impianto di amplificazione, l’efficienza dell’impianto luci e programmare i tempi dell’eventuale allestimento, se necessario.

UNA SETTIMANA PRIMA In questa settimana è necessario rivedere assieme ai collaboratori tutte le fasi della programmazione e sopperire a quanto possa essere sfuggito precedentemente. Occorre recarsi in SIAE per ottenere il permesso per lo spettacolo e il relativo borderò, presentando il tesserino distribuito dalla FENIARCO che attesta la vostra iscrizione all’AERCO e permette di ottenere le condizioni economiche concordate e che sono annualmente aggiornate. Poi sarebbe opportuno a metà settimana organizzare una Conferenza Stampa in collaborazione con l’Ufficio Stampa di Comune o Provincia, invitando cronisti della stampa locale che potranno pubblicare, qualche giorno prima della rassegna, la vostra iniziativa corredata magari da una foto. Per realizzare ciò occorre conoscere gli indirizzi di posta elettronica dei corrispondenti dei giornali maggiormente pubblicati in zona. Gli Uffici stampa delle Istituzioni ne dovrebbero essere ben forniti. Se poi l’invito a partecipare provenisse direttamente da tali Uffici e la sede della conferenza fosse un locale della Pubblica Amministrazione, la presenza di cronisti potrebbe senz’altro essere maggiormente garantita. Per l’incontro farete intervenire anche personalità della coralità e non, note della zona e che nutrono amicizia verso il Coro;ngraditissima ed importante quella dell’Assessore alla Cultura o dello stesso Sindaco. E’ bene preparare alcune cartelline da consegnare ai giornalisti, contenenti tutto il materiale pubblicitario da voi edito e alcune foto anche delle edizioni precedenti dell’evento. A metà settimana è opportuna una telefonata ai cori per concordare l’orario di arrivo e il luogo in cui un vostro incaricato dovrà attendere il bus che condurrà il coro ospite. Lasciare il numero di cellulare di tale incaricato in modo che ogni evenienza di ritardo per cause autostradali possa essere tempestivamente comunicata.

IL GIORNO DEL CONCERTO Verificare che quanto predisposto per l’organizzazione sia stato realizzato dai vostri collaboratori: accoglienza, programmi di sala, hotel, allestimento sala, luci,microfoni. La persona indicata a ricevere gli ospiti dovrà dedicarsi per tutta la durata della manifestazione al Coro a lui designato: condurlo al rinfresco, all’Hotel, alla sala del Concerto, ed alla cena/ricevimento post concerto, ove queste iniziative siano previste. All’arrivo dovrà essere consegnato al Coro ospite un piccolo dossier contenente: il comunicato stampa che avrete inviato ai giornali, alcune copie del programma di sala e della locandina realizzata, le copie dei giornali che hanno pubblicato la notizia del concerto ed alcune pubblicazioni turistiche sulla vostra città. Qualora i cori provengano da lontano con alcune ore di transfert, è bene provvedere al loro arrivo ad un modesto aperitivo, servito in tempo per permettere loro di visionare la sala in cui si svolgerà il concerto per una prova voce ed acustica non affrettata, che è meglio si svolga prima dell’ingresso in sala degli spettatori. E’ anche opportuno predisporre un luogo adeguato per rifinire la preparazione. Non dimenticare anche di far trovare negli spogliatoi riservati alcune bottiglie di acqua minerale possibilmente naturale. Si dovrà concordare con un responsabile del Coro ospitato i tempi per consentire quanto previsto: aperitivo, hotel, prova teatro tenendo anche conto della distanza dei percorsi tra le sedi delle varie location. Se le distanze fossero di qualche entità, è meglio chiedere ai cori ospitati se occorre provvedere al dare un passaggio in auto a persone che potrebbero avere qualche difficoltà di deambulazione. Ciò sistemato nel modo migliore ecco la conclusione dell’evento. E’ buona norma anche evitare spostamenti tra ambienti a diversa temperatura che potrebbero causare qualche problema alle voci. Il responsabile organizzativo della serata, solitamente il Presidente del Coro ospitante, provvederà alla presentazione dell’evento ringraziando anticipatamente i gruppi partecipanti, i rappresentanti delle Istituzioni presenti e non, i collaboratori alla organizzazione e quanti hanno supportato anche economicamente l’iniziativa ed infine il pubblico, che vi auguriamo sia intervenuto numeroso alla Rassegna. Quindi presenterà brevemente ogni complesso ed il suo Direttore, prima di ogni ingresso, lasciando poi all’incaricato del Coro ospite la presentazione di ogni brano. A fine serata, meglio se prima dell’ultima canzone dell’ultimo gruppo che si è esibito, si può passare alla cerimonia dei saluti, dei ringraziamenti finali e dello scambio dei doni ad ogni Coro intervenuto e dei cori tra di loro. Ricordarsi sempre che, se un complesso fosse diretto da una donna, è cosa gentile prevedere per lei un omaggio floreale. Dopo un ultimo saluto. L’ultima esecuzione per chiudere la serata in musica. E bene anche sapere che non è opportuno, in caso di rassegna concedere bis, anche se richiesti dal pubblico, per una questione di equità tra i cori ospiti. A volte poi è subentrata la consuetudine alla fine dell’evento di chiedere a cori riuniti l’esecuzione di un brano comune, solitamente scelto tra quelli più noti al pubblico. Premesso che questo brano potrebbe anche non essere conosciuto da tutti i cori invitati, si può facilmente capire che la kermesse potrà avere più un valore di festa finale che di effettiva valenza artistica, anche perché il brano non può essere provato dai cori anticipatamente; potrebbe inoltre causare qualche disagio agli altri Maestri che vengono esclusi dalla direzione. Comunque si lascia ad ogni organizzatore la valutazione di quanto detto. Dopo la conclusione del Concerto potrà svolgersi il consueto ricevimento o cena nel locale predisposto : questo è un momento assai importante che non dovrebbe mai mancare per consolidare l’amicizia, sottolineata dagli immancabili canti a ruota libera dei cori. Volendo, è proprio in questa fase dell’evento che si può svolgere il cerimoniale dello scambio doni, al fine di non allungare i tempi non dedicati alla musica in teatro. Ricordate anche che alcuni cori dovranno intraprendere a volte anche un lungo viaggio di ritorno, per cui sarà opportuno valutare anche i tempi per tali eventualità. Prima della partenza del Coro verificare che siano chiuse tutte le pendenze economiche concordate e siano stati compilati i borderò SIAE.

DOPO LA RASSEGNA E’ cosa gentile e doveroso nei giorni successivi alla Rassegna contattare i Cori ospiti per verificare se il viaggio di ritorno si è concluso in modo soddisfacente e ringraziarli ulteriormente per la loro partecipazione. Qualora fossero stati pubblicati recensioni dell’evento sulla stampa occorre inviare ai cori fotocopia, o meglio, il giornale in originale. Entro la settimana occorrerà consegnare alla SIAE il borderò debitamente compilato e firmato dai Direttori delle esecuzioni; quindi sono da verificare tutte le pendenze economiche, dall’emissione delle ricevute per i contributi ricevuti, al saldo per i servizi di nolo sala e ospitalità. Abbiamo cercato di fare un panorama il più completo possibile per illustrarvi quanto è opportuno realizzare perché il vostro evento non abbia smagliature. Sta a voi scegliere il percorso migliore in corrispondenza della valenza di quanto intendete organizzare.

 

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Puccio Pucci

Presidente del coro Stelutis, è stato il primo Segretario dell'AERCO, Delegato e rappresentante dell'AERCO nella Federazione Nazionale e ha fatto parte del Comitato di Redazione della Rivista Nazionale Choraliter.

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